|
Oproep
|
 Heb je nieuws voor onze leden, stuur dan een mailtje naar Birgitta
|
|
|
|
Aandachtspunten bij het organiseren van evenementen en/of toernooien bij LTC Steenwijk
Toernooien b.v.:
- Insla toernooi
- Wintertoernooi
- Ouder/kindtoernooi
- Lady’s day
- 55+ toernooi
- Clubkampioenschappen
- Thuisblijvertoernooi
- Lesserstoernooi
- Open toernooien
|
Evenementen b.v.:
- herrie in de kantine
- BBQ kampioenhuldiging eind voorjaarscompetitie
- Kampeerweekend jeugd
- Tennisinstuif
- spelmiddag
|
Aandachtspunten,
de organisatoren van het evenement dienen aan het volgende te denken:
- Budget:
uitgangspunt is dat er na afloop van het evenement geen open staande rekeningen zijn, die alsnog ten laste van de vereniging komen. Op de volgende manieren is aan financiële middelen te komen;
- opnemen in begroting via penningmeester (jaar van te voren),
- sponsoring,
- deelnemers betalen inschrijfgeld voor het evenement,
- combinatie.
- Communicatie/PR:
met een goede communicatie, vooraf, wordt zeker gesteld dat de juiste doelgroep tijdig wordt benaderd. Met een goede communicatie achteraf wordt zeker gesteld dat deelnemers enthousiast blijven voor het evenement/toernooi. Mogelijkheden zijn;
- Aankondiging op de website (via de pr medewerker)
- Mail met uitnodiging en opgave formulier (via de pr medewerker)
- Verslag na afloop met evt foto’s voor de website (via de pr medewerker)
- Op het prikbord in het hal van de kantine
- Kantinedienst:
om te zorgen dat er voldoende barpersoneel is en dat er voldoende barvoorraad is, is het noodzakelijk tijdig de kantinecommissie te informeren. Denk er wel aan dat de kantinecommissie in het jaar voorafgaande aan het evenement een kantinerooster maakt. Als er zelf wordt voorzien in barpersoneel, zorg dan dat de kantinecommissie minimaal 3 weken tijd krijgt om de barvoorraad evt aan te passen.
- Baanreservering:
om te voorkomen dat er discussie ontstaat hoeveel en welke banen voor een evenement beschikbaar zijn, kan i.o.m. de technische commissie de benodigde banen via JIBA worden gereserveerd.
- Evenement/toernooi:
maak een duidelijke rolverdeling binnen het organiserende team. Het voordeel is dat mensen van buiten het organiserende team dan eenvoudig weten wie ze waarvoor moeten aanspreken. Ga na wie het evenement de laatste keer heeft georganiseerd, wellicht is er bij de secretaris een evaluatie verslag aanwezig of kan je ze rechtstreeks vragen stellen.
- Evaluatie:
om te zorgen dat we bij een volgende keer bij de organisatie van het evenement dezelfde knelpunten tegen komen is het goed om beknopt het evenement te evalueren. In feite valt de evaluatie uit een in twee onderwerpen: wat ging goed en wat kan beter. Indien iets beter kan, geef dan meteen aan hoe. Mail deze evaluatie naar de secretaris, zodat een volgend team daar gebruik van kan maken.
- Jaarkalender:
om te zorgen dat het evenement op de jaarkalender van de site terecht komt, kan je de informatie mailen naar de pr-medewerker.
- Slechtweer scenario:
Het is mogelijk om bij slecht gebruik te maken van de hal. Met de hal hebben we hier afspraken over gemaakt, waarbij de hal heeft aangegeven zoveel als mogelijk evenementen van LTC Steenwijk te ondersteunen. Indien er wordt uitgeweken naar de hal, hou dan wel rekening met extra kosten.
- Tijdsplanning:
Hier volgt een tijdsplanning en de volgorde waarin actiepunten moeten worden opgelost. De tijdsplanning is indicatief, het ontslaat het organiserende team er niet van om zelf na te denken en evt actiepunten toe te voegen. Indien er onduidelijkheid is wanneer extra actiepunten moeten zijn afgehandeld is het altijd verstandig om contact op te nemen met de secretaris.
- Voorafgaande jaar:
- Evt budget aanvragen bij het bestuur
- Kantinecommissie informeren
- Evenement op de jaarkalender laten plaatsen
- Evenement – 8 weken
- Evaluatie vorige evenement aanwezig?
- Pr activiteiten opstarten, bij een knltb evenement is dit eerder
- Evenement – 3 weken
- Kantinecommissie vragen of er problemen zijn
- Baanreservering doorgeven
- Evenement – 1 week
- Evt slecht weer scenario afspreken
|
|
|
|
